CHEER-REG PSO - Administrative tools overview

On the administrative dashboard, there will be a number of sections where you can find relevant information, 13 of them will be presented in this overview : 

 



First, you need to access your administrative account and tools: 

  1. Select the login button 
  2. Select dashboard under tools

 

1. Events

This section will contain registration information and setup for any events you are hosting on our
service. All these articles also apply to a Club setup.

    2. Membership Organizations

    This section will contain the bulk of the information you will access our service: complete membership numbers and activity for your PSO, and reports containing all of the information we collect from your members.
    Selecting this dashboard page, and selecting your PSO, will greet you with a home page containing total membership numbers, and a list of latest registration activity :

    The primary section you will be accessing here is the ‘Reports’ tab. From this section, you will be able to update and download CSV reports containing all of the information we collect from your members during registration. You will be primarily using the ‘Memberships - Issued’ report, which contains information for all members with active memberships:

    3. Membership Lookup

    This section enables you to look up someone's membership by searching with their Name and Member Number. This page has to be set up by your CheerReg account manager

    4. Permits

    In this section, you’ll find all of the permits or applications that events, clubs, or other organizations have submitted to your organization. This could include:

    • Events requesting sanctioning
    • Clubs requesting sanctioning
    • Other applications submitted by affiliated businesses or partners

      5. Financials & Accounting

      This section will contain detailed financial information for funds we have collected on your PSOs
      behalf.

      The default tab in this section, ‘Cashflow’, contains an overview of all funds collected and disbursed to your organization:

      The various other tabs contain more detailed financial information, with the ‘Reports’ tab allowing you to download CSV reports in a multitude of formats.

      If you or your financial team

      have questions concerning the financials and accounting section, please contact
      billing@interpodia.com.

      5bis. Coupon code

      Coupon code can be used to give partial/full discounts to a specific member/registrant such as officials or volunteers.

      6. Cart Payments (upon validation from your account manager)

      This area is where you can find unpaid carts and you can process payment by a method outside of our platform.  This could include taking payment by cash, cheque, third-party point of sale, electronic funds transfer, etc..

      If you are willing to use our offline payments function, please contact your account manager to see if you're eligible.

      Important note: You can only complete offline transactions if all of the items in the cart are being paid to a single organization or organization group.  For example, if an event registration requires membership and both items are in a user’s cart but the funds are set up to be paid out separately to the event organizer and the membership organization, then you can’t take an offline payment for this cart.  

      7. User Accounts

      For you to better understand our system logic, here is an explanation on how each object is linked to other: 

      The ‘User Accounts ’ section will allow you to search for user accounts - useful for locating individuals registered by an admin, coach, or as part of a family account.

      8. User Account Profiles


      Accessing the ‘user account profiles’ section, you will be able to search by name or associated
      email address, any individual who has started or completed a membership with your PSO. Selecting a profile will allow you to directly access any PSO memberships or registrations this
      individual holds and more.

         

      9. Registrations 

      This section will allow you to search for, and direct access, registrations per individual. Selecting a registration will allow you to view information concerning, and collected during, a registration. 

      10. Orders

      This section will allow you to search for, and direct access, a specific order in the system.

      Accessing an order directly will give you a breakdown of the order in question: order items and subtotal, purchaser name and email address, date processed, and any completed transactions or invoicing to a payment group for the order.

       

       

      11. Memberships

      This section will allow you to directly access PSO memberships, with the ability to search by name, email, or membership number.

      Accessing a membership will give you an overview of the personal information for the member, along with the current status of their membership, and their membership number.


      Further down this page will allow you to view which membership designations this individual holds, along with any affiliates.

      12. Payment groups

      This section will allow you to search for, and direct access, club/school/team payment groups that have been set up as affiliates for your PSO in our system.

      13. Teams 

      This section is relevant to you only if your organization is managing events with team registration.

       

       



       Version en Français 

      Outils administratifs

       

      Depuis votre tableau de bord vous trouverez 13 onglets ou trouver des informations utiles à vos différents besoins, les voici :

       

       


       

      Tout d'abord veuillez vous connecter afin d'accéder aux outils de gestion :

      1. Sélectionnez  se connecter
      2. Puis sous outils sélectionnez tableau de bord

      Vous êtes maintenant sur votre tableau de bord.

       

      1. Événements - Events

      L'onglet événement liste la totalité des événements hébergés sur notre plateforme ainsi que tous les paramétrages et informations les concernant. Les articles ci-dessous sont également valables pour les clubs.

        2. Organisations Associatives - Membership Organizations

        Cette section contient l'essentiel des informations concernant votre organisation, c'est à dire les adhésions valides ainsi que leurs numéros, l'activité de votre organisation et les rapports contenant les informations collectées auprès de vos membres. 


        En sélectionnant l'onglet dashboard home depuis votre organisation vous pourrez directement voir le total des adhésions vendues ainsi qu'une liste des inscriptions les plus récentes.

        Depuis l'onglet ‘Reports’ vous avez accès à différents rapports. Vous pouvez mettre à jour et télécharger au format CSV les informations collectées auprès de vos membres lors de l'inscription.

         

         

         

        3. Recherche d'adhésions - Membership Lookup

        Cet onglet vous permet de chercher une adhésion par nom/prénom ou numéro d'adhésion. Cette page doit être créée par un administateur Interpodia.

        4. Permis - Permits

        Depuis cet onglet vous trouverez toutes les demandes de permis liés à des événements, clubs ou autres que des organisations ont soumis à votre organisation. Cela peut inclure

        • Une demande d'approbation d'événement
        • Une demande d'approbation de club
        • D'autres demandes de la part de partenaires

        5. Finances & Comptabilité - Financials & Accounting

        Cet onglet contient les informations financières concernant les fonds collectés par votre organisation.

        L'onglet par défaut est cashflow et montre une synthèse de toutes le sommes d'argent collectées et distribuées à votre organisation.

        Les autres onglets contiennent de informations plus détaillées, l'onglet report vous permet de télécharger des rapports au format CSV.

         

        Si vous avez des questions à propos de la section Finances et Comptabilité veuillez contacter billing@interpodia.com

        5bis. Codes promotionnels - Coupon code

        Cet onglet vous permet de générer des codes promos à distribuer aux membres de votre organisation. Vous pouvez choisir leur valeur en pourcentage ou en montant.

          6. Paiements hors ligne - Cart payments 

           

          Après validation par votre account manager cette section peut vous permettre d'accepter des paiements en dehors de notre plateforme. Cela peut inclure des paiements en espèces, chèques, transfers électroniques etc.

          Contactez votre account manager pour savoir si vous êtes éligible à cette option.

          7. Utilisateurs - Users Accounts

           L'onglet User permet de chercher un compte utilisateur, cela est particulièrement utile pour rechercher un individu inscrit par un admin, coach ou quelqu'un présent sur un compte familiale.

          8. - Profils - User Account Profiles


          L'onglet  people vous permet de rechercher par nom ou adresse email tout individu ayant démarré ou validé une inscription. En sélectionnant un profil vous avez alors directement accès à des informations plus détaillées.

           

          9. Inscriptions - Registrations 

          L'onglet registrations vous permet de rechercher et directement gérer chaque inscription. En sélectionnant une personne vous accédez aux informations collectées durant l'inscription.

          10. Commandes - Orders

          L'onglet orders vous permet de chercher et gérer chaque commande. En sélectionnant une commande vous aurez directement accès aux détails de celle-ci : articles achetés, sous-total, nom et email de l'acheteur, date d'achat. 

           

           

           

           11. Adhésions - Memberships

          Cette section vous permet d'accéder à une adhésion, vous pouvez effectuer une recherche par nom, prénom, email ou numéro d'adhésion.

          En sélectionnant une adhésion vous avez la possibilité de voir les informations personnels du membre ainsi que le statut actuel de leur adhésion et leur numéro de membre.

          Plus bas sur cette page vous pouvez passer en revue les adhésions et affiliations du membre.

          12. Paiements groupés - Payment groups

          Cet onglet vous permet de rechercher et accéder au paiement groupés des clubs, écoles ou équipes affiliés à votre organisation. Cette section s'applique peut être pas à votre cas, pour plus d'informations veuillez contacter votre account manager.

            13. Équipes - Teams 

            Cette section s'applique seulement si votre organisation possède des inscriptions par équipes.