Ce guide est un pas à pas des étapes à suivre pour réaliser une importation de membre club pour les clubs qui collectent les frais Cheval Québec directement auprès de leurs membres.
- Demande d'affiliation du club (Club)
- Demande de facture ouverte et des droits d'importation (Club ou Cheval Québec)
- Mise en place de la facture ouverte et des droits et envoi de l'email d'instruction (HorseReg)
- Importation des membres (Club ou Cheval Québec)
- Validation de la facture après réception du paiement (Cheval Québec)
1- Le club doit avoir fait sa demande d'affiliation pour l'année en cours
Note: pour 2022, jusqu'à fin mars, le club doit avoir fait sa mise à jour des infos.
Lien de demande d'affiliation à transmettre au club : https://horsereg.com/#!/memberships/cheval-quebec-clubs-associations-rando
Admin Cheval Québec - comment vérifier qu'un club a fait sa demande d'affiliation?
- Depuis le menu DEMANDES
- Rechercher le club par son nom
- Si une demande existe soit en attente d'approbation, soit validée --> passer à l'étape 2
2- Le club doit faire une demande de facture ouverte + droit d'importation
Cette demande est à faire par le représentant du club lui-même idéalement, ou par un admin Cheval Québec en utilisant l'option transaction administrateur (à condition que le représentant du club est un compte HorseReg créé).
Lien de demande de facture ouverte + droit d'importation :
Les clubs ayant besoin de faire des importations en masse d'adhésion doivent faire des demandes soit CAS 2 soit CAS 3.
Rappels
- CAS 2 : le club utilise HorseReg et collecte tous les frais (club + adhésion Cheval Québec) via son portail de club (pas de répartition automatiques des frais), il devra faire une demande de facture ouverte ET de droit d’importation pour importer ses membres en masse via un fichier excel pour la création des adhésions Cheval Québec.
- CAS 3 : le club n'utilise pas HorseReg collecte les frais d’adhésion de TOUS ces membres en dehors de HorseReg, il devra faire une demande de facture ouverte ET de droit d’importation pour importer ses membres en masse via un fichier excel pour la création des adhésions Cheval Québec.
- Depuis la page de gestion des demandes, cliquez sur FAIRE UNE DEMANDE
- Si la demande est faite par le représentant du club :
- A l'étape "Qui souhaitez-vous inscrire ?" Veuillez sélectionner le nom du responsable du club qui fait la demande pour le compte de son club.
- Cliquez sur "inscrire" pour commencer la demande
- Si la demande est faite par un admin Cheval Québec
- Cliquez sur COMMENCER UNE TRANSACTION ADMINISTRATEUR, et rechercher le nom ou email du représentant du club
-
- Puis, une fois le compte du représentant du club sélectionné, à l'étape "Qui souhaitez-vous inscrire ?" Veuillez sélectionner le nom du responsable du club qui fait la demande pour le compte de son club.
- Cliquez sur "inscrire" pour commencer la demande
- Choisissez l'option qui correspond à la situation du club et cliquez sur continuer
- Entrez les informations nécessaires à la mise en place de la facture :
- Une fois dans le panier, cliquez sur "soumettre et compléter" (en 2022, les frais d'importation sont pris en charge par Cheval Québec)
Une fois la demande complétée, les notifications suivantes sont envoyées :
- A l'équipe HorseReg, pour les informer de mettre en place les droits et la facture
- Au représentant du club, pour l'informer que sa demande a bien été reçu
- Au admins Cheval Québec dédiés, pour les informer qu'une demande est en cours
Une fois les droits et la facture en place, l'équipe Horsereg envoie un email similaire à celui ci-dessous au représentant du club ainsi qu'aux admins Cheval Québec gestionnaire des adhésions.
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4- Importation des membres
Pour cela, il suffit de suivre les instructions dans l'email de suivi, ou bien le GUIDE D'IMPORTATION DES MEMBRES
Une fois l'importation terminée, vous allez recevoir un email de confirmation avec le nombre d'adhésions importées avec succès et le nombre d'adhésions potentiellement en erreur, le format de l'email est comme ci-dessous (en anglais pour l'instant) :
Si vous avez besoin d'aide pour finir le suivi après cet email, veuillez nous contacter à info@horsereg.com.
Une fois l'ensemble des adhésions importé, passer à l'étape 5.
5- Validation de la facture après réception du paiement
Toute adhésion importée a été ajouté à la facture du club, les factures sont à retrouver :
- Depuis le tableau de bord (pour Cheval Québec) : https://horsereg.com/management/tools/#!/dashboard/payment
- Depuis le menu membre "Groupes de paiement (factures ouvertes)" (pour les représentants de club) : https://horsereg.com/my_pages/payment-groups
Pour accéder à la facture, cliquez sur "Afficher la facture", elle s'ouvrira dans un nouvel onglet, au format suivant :
Le montant du par le club à Cheval Québec sera affiché sur la ligne "Montant dû à l'organisation : Cheval Québec". Les frais de traitement sont inclus dans le montant dû et sont affichés à titre informatif.
Une fois le montant reçu par Cheval Québec de la part du club. C'est l'équipe Cheval Québec qui doit valider le paiement depuis la section "Soumettre un paiement" (attention, la section n'apparait que si le contact et l'adresse de facturation sont correctement remplis) :
