Choix du membre (information de base)
Choix du type de certification
Informations additionnelles (pour le traitement du dossier, pour l'affichage dans le répertoire)
Résumé avant validation
Signature du/des documents obligatoires
Validation de la demande d'ouverture du dossier dans le panier
Le membre reçoit une confirmation d'ouverture de son dossier par email

Une fois le dossier ouvert, validation de la demande dans le panier en cliquant sur 'soumettre et completer', le membre reçoit un email de confirmation d'ouverture du dossier.

Une fois le dossier ouvert, le membre peut suivre l'évolution de son dossier depuis leur espace de certification HorseReg.

>> Mise à jour du processus d'ouverture de dossier

Configuration de la page d'accueil depuis le tableau de bord Cheval Québec - Officiels > Onglet Configuration > Onglet Contenu principal dans la section Contenu de la page d'accueil

Choix du membre (information de base)
- La liste des informations de base a collecté (nom, prénom, date de naissance, email, adresse) peut-être modifier sur demande auprès de info@horsereg.com
Choix du type de certification
- La liste des options de certification configurées est disponible ici
- Cette liste peut-être modifier sur demande auprès de info@horsereg.com
Informations additionnelles (pour le traitement du dossier, pour l'affichage dans le répertoire)
- Les informations additionnelles sont collectées via deux groupes de questions qui peuvent être modifier ici. Attention, certaines questions sont liés à des attributs, en cas de doute veuillez contacter info@horsereg.com pour assistance.
  - FORMULAIRE D'INSCRIPTION POUR OFFICIELS
  - Affichage dans le répertoire
Résumé avant validation
Signature du/des documents obligatoires
- Les documents liés dans le processus d'officiel sont disponibles ici : le contenu peut-être mis à jour à tout moment, mais n'affectera que les dossiers ouverts dans le futur.
- Si vous avez besoin d'ajouter un nouveau document, ou de retirer un document du processus complètement, cela peut être fait sur demande auprès de info@horsereg.com
Validation de la demande d'ouverture du dossier dans le panier
- Le message de validation du panier peut-être mis à jour depuis le tableau de bord Cheval Québec - Officiels > Onglet Configuration > Onglet Contenu principal dans la section Message de validation du panier
Le membre reçoit une confirmation d'ouverture de son dossier par email
- Le courriel de confirmation d'ouverture du dossier peut-être mis à jour depuis le tableau de bord Cheval Québec - Officiels > Onglet Configuration > Onglet Contenu principal dans la section Courriel de confirmation
Le membre complète chacun des prérequis manquants
Le membre reçoit un email de validation finale. Voir contenu ici. Toute modification peut être fait sur demande auprès de info@horsereg.com

Gestion des prérequis

Après ouverture de son dossier, l'officiel doit valider un certain nombre de prérequis avant validation de la certification.

Membre RÉGULIER Cheval Québec 20XX

Cotisation d'officiel 20XX

Deux lettres de recommandation

Agir en tant qu'officiel en concours

Perfectionnement professionnel

CONTENU DE LA FORMATION

>> Membre Régulier Cheval Québec 20XX

La validation de ce prérequis se fait automatiquement via l'achat d'une adhésion Cheval Québec Régulière 20XX. Ainsi, si un officiel n'a pas validé ce prérequis, il lui suffit de cliquer sur "Devenir membre de Cheval Québec" dans le popup 'comment le compléter ?' et de completer son achat via le processus classique.

Ce prérequis doit être mis à jour une fois par an, début Janvier. Si le prérequis n'est pas à jour, merci de contacter info@horsereg.com.

>> Cotisation d'officiel 20XX

La validation de ce prérequis se fait automatiquement via l'achat d'une cotisation d'officiel Cheval Québec 20XX. Ainsi, si un officiel n'a pas validé ce prérequis, il lui suffit de cliquer sur "Acheter une cotisation officiel Cheval Québec" dans le popup 'comment le compléter ?' et de completer son achat via le processus classique.

Ce prérequis doit être mis à jour une fois par an, début Janvier. Si le prérequis n'est pas à jour, merci de contacter info@horsereg.com.

>> Deux lettres de recommandation (HORS SERVICE)

Pour la validation, le membre doit soumettre deux lettres de recommandation lors de l'ouverture initiale de son dossier :

Une fois le dossier soumis / ouvert, l'admin CQ doit vérifier la conformité de chacune des lettres, à retrouver dans les détails de "l'adhésion" / certification dans la section "Informations complémentaires" > "FORMULAIRE D'INSCRIPTION POUR OFFICIELS"

(eg: https://horsereg.com/management/tools/#!/dashboard/membershipdetails/im/355724)

Si les lettres sont acceptables, alors il faut valider leur vérification en mettant à jour les attributs suivants depuis la section Attributs et historique > Cheval Québec - Informations sur les membres officiels :

Lettre de recommandation #1 - Date de vérification par admin CQ
Lettre de recommandation #2 - Date de vérification par admin CQ

Une fois les deux attributs validés, alors le prérequi "Soumettre deux (2) lettres de recommandation" sera automatiquement complété dans la section Prérequis de l'adhésion / la certification :

>> Agir en tant qu'officiel en concours (OC points)

La validation de ce prérequis se fait via l'acquisition de points OC lors de la participation à des événements éligible. Le nombre de points et la périodicité sont configurés selon les besoins définis ici.

--> L'ajout d'historique de crédits se fait via importation, voir les instructions ici.

Le suivi des crédits pour un membre en particulier se fait depuis les détails de son profil, dans la section 'Historique des formations'

>> Perfectionnement professionnel

--> L'ajout d'historique de crédits se fait via importation, voir les instructions ici.

>> CONTENU DE LA FORMATION

La validation du contenu de la formation se fait via la validation individuelle de chacun des modules de formation selon les besoins décrit ici.

Par example, pour valider le contenu de la formation "Juge - Gymkhana", le membre doit avoir valider chacun des modules de formation ci-dessous :

La validation du prérequis "Contenu de la formation – Juge - Gymkhana" est automatique dès lors que le membre à une date de validation sur son attribut "CONTENU DE LA FORMATION - JUGE - Gymkhana_Date de validation". Ce dernier est automatiquement mis à jour lorsque le membre valide le dernier module de formation nécessaire à la validation du niveau.

Prérequis - Mise à jour automatique par le système

Attribut - Mise à jour automatique par le système (toutes les 24h)

Modules de formation - Mise à jour par un administrateur Cheval Québec (via importation)

La réussite d'un module de formation par un membre en dehors de HorseReg peut être mise à jour dans HorseReg via l'outil "Importer - Historiques de formation" disponible depuis le menu "ÉVÉNEMENTS & PROGRAMMES".

Étape 1 : Préparer le fichier d'importation

Veuillez utiliser le fichier suivant comme modèle (ne pas changer le nom des colonnes)

Modèle de fichier d'importation d'historiques de formation (enregistrer sous au format CSV)

Unique Person ID = Numéro de membre Cheval Québec
External System Course Type ID = Numéro de module de formation dans HorseReg (information disponible depuis le menu "Gestion des certifications", onglet "Modules"

Completion Date = Date de réussite de la formation (au format AAAA/MM/JJ)

Veuillez enregistrer sous votre fichier à importer au format CSV :

Étape 2 : Réaliser l'importation

Depuis le menu "ÉVÉNEMENTS & PROGRAMMES". Cliquez sur "Importer - Historiques de formations

Dans la fenêtre d'action, veuillez choisir les options ci-dessous:
Puis, sélectionnez le fichier que vous avez précédemment enregistrer au format CSV et cliquez sur "télécharger un CSV"
Une fois l'importation terminé, vous allez recevoir un email récapitulatif

Gestion du répertoire

Lien du répertoire : https://horsereg.com/#!/memberlookup/cheval-quebec-officiels

Les informations affichés sont automatiques en fonction de la configuration initiale, pour toute modification, veuillez contacter info@horsereg.com

Ne s'affiche dans le répertoire, que les officiels:

Avec un dossier validé
Qui ont répondu OUI à la question "Je souhaite au terme de ma certification être affiché dans le répertoire de Cheval Québec" ce qui met à jour l'attribut 'Affichage dans le répertoire' OUI/NON
Toutes les infos de la section d'attribute 'Cheval Québec - Informations sur les intervenants/officiels (pour affichage dans le répertoire)' seront visible si l'attribut 'Affichage dans le répertoire' = OUI