PLAYERWEB
      Revenir à l'accueil
      1. Base de connaissances Interpodia
      2. Administrateurs (ONS, OPS, Club, Événement)
      3. PLAYERWEB

      Basketball Québec - Guide utilisateur

      Liste des liens 2021/2022 (à partager avec les membres):

      Page générale avec tous les liens: 

      https://playerweb.com/#!/memberships/basketball-quebec-2021-2022

      Gestion des membres

      Afin de trouver les listes de membres pour l'année en cours, il faut: 

      1- Aller sur l'onglet 'organisations sportives' 

      2- Ouvrir le tableau de bord correspondant au type de membres que vous souhaitez gérer: 

      3- Depuis le tableau de bord, plusieurs options: 

      • Onglet 'accueil' pour:
        • la liste des derniers inscrits en vue rapide, ou la liste complète en cliquant sur 'voir toutes les inscriptions

        • Accéder au tableau de bord financier avec le bouton bleu

      • Onglet 'rapports' pour télécharger les infos dont vous avez besoin, les deux rapports les plus utiles sont:
        • Memberships - issued: liste de toutes les adhésions validées (documents signés)
        • Memberships - valid: liste de toutes les adhésions qui ont été payées ou ajoutées à un groupe de paiement (facture ouverte)

      Surclasser / Sous classer un athlète

      Par défaut, un athlète ne peut s'inscrire que dans la catégorie pour laquelle il est éligible par rapport à sa date de naissance. 

      Ensuite, si Basketball Québec approve un sur/sous-classement, alors les admins BQ peuvent manuellement ajuster sur l'adhésion du membre en suivant les étapes ci-dessous: 

      1- Depuis le menu 'adhésions':  rechercher le membre par email ou nom

      2- Ouvrir les détails de l'adhésion du membre concerné, et aller jusqu'à la section "groupes (types d'adhésions) achetés, et cliquer sur "modifier":

      3- Dans le menu déroulant, remplacer l'option actuelle (ex: Mini :: Masculin) par la nouvelle option souhaitée (ex: Novice :: Masculin)

      4- Cliquer sur Sauvegarder - la carte de membre se met automatiquement à jour

      Gestion des listes d'athlètes

      Pour télécharger une liste d'athlète, rendez-vous dans le menu ORGANISATIONS SPORTIVES.

      • Ouvrir le tableau de bord "Affiliation athlètes" de l'année en cours, puis cliquez sur l'onglet "Rapports". Eg: SAISON 2021-2022
      • Mettre à jour et télécharger l'un des deux rapports suivants : 
        • Memberships - Issued (Adhésions émises)
        • Memberships - Valid (Adhésions émises + Adhésions en attente de signature)

      Utiliser le rapport pour avoir la liste des membres d'un club en particulier

      Dans le rapport, la colonne "Affiliate / club" correspond au nom du club d'affiliation du joueur (sélectionner lors d'une inscription en ligne, ou bien ajouter lors de l'importation en masse d'adhésions par un club). Vous pouvez donc filtrer cette colonne depuis excel ou google sheet pour obtenir la liste des membres d'un club en particulier.

      Pour en savoir plus sur comment filtrer des données, consulter notre guide dédié. 

      Par exemple, ci-dessous la liste des membres est filtrés sur "Estrie": 

      Transactions liés aux adhésions athlètes

      Depuis le TABLEAU DE BORD FINANCIER - Onglet relevés, filtrer sur la plage de dates pour laquelle vous souhaitez voir les transactions :

      • Dans la section "income" cliquez sur le montant total des "Revenue - memberships" (montant en bleu), cela ouvre un nouvel onglet "Transactions" pré-filtrer sur la listes des transactions de type "Adhésions" pour la période sélectionnée.     

      • Cliquer que 'générer un rapport dans sur le bandeau bleu :

      Ce rapport vous est envoyé par email, et contient la liste des transactions de types adhésions créer lors de la période sélectionnée. Vous pouvez alors filtrer sur les informations suivantes : 

      • Colonne H 'Payment type' : cliquer sur "online payment" pour voir seulement les adhésions payés directement en ligne
      • Colonne V 'Purchased object' : vous donne le type d'adhésion acheté et pour qui, vous pouvez filtrer pour retirer les entraîneurs (coaches) par example:

      Une fois filtrer sur ces deux critères il vous reste la liste des adhésions athlètes payés en ligne. 

      Page de vérification des membres

      La page de vérification des membres permet à un organisateur pourra savoir que ses athlètes inscrits dans son tournoi ou son camp sont affiliés.

      2022/2023

      A chaque fois qu’un organisateur d’événement soumet sa demande d’affiliation sur PlayerWeb, notre équipe est notifié et donnera à l’admin responsable accès à la page de vérification des membres ici : https://playerweb.com/#!/memberlookup/membres-basketball-qc-2022-2023

      La liste des personnes autorisées à accéder à cette page peut être gérer depuis ton tableau de bord ici : https://playerweb.com/management/tools/#!/dashboard/lookup/membres-basketball-qc-2022-2023 

       

      Gestion des factures ouvertes

      Attention, cela concerne uniquement la facturation des clubs et écoles et n'inclut pas le cas ou un membre individuel ajoute une inscription au panier et contacte BQ pour payer lui-même hors ligne directement BQ, dans cette situation il faut se référer à l'article: 

      Comment gérer les paiements hors ligne?

      Vos factures ouvertes se trouvent dans le menu 'Groupes de paiements', et elles sont de deux types: 

      • Celles liés à un événement (eg: Patricia qui crée des factures ouvertes pour les cliniques) - les participants ajoutent leur inscription manuellement à la facture via le panier, voir ci-dessous, 'comment ajouter une inscription à la facture de mon école'
      • Celles liés à l'importation des membres ou entraîneurs pour un club - les commandes s'ajoutent à ce type de facture uniquement lors de l'importation de masse des adhésions

      Créer une facture ouverte pour un événement

       

      1- Depuis la page d’inscription de l’événement, clique sur “BQ ADMIN” cela va ouvrir le processus de création d’une équipe (inscription de groupe lié à une facture ouverte)
      2- Entre le nom de l’école/club, et puis tu seras directement amener à l’étape “Souhaitez-vous que votre club/école soit facturé pour les frais d'inscription ?”, là il faut répondre “oui” pour créer la facture ouverte et entrer les infos de facturation de l’école/club
      3- Finalement, clique sur ‘créer mon équipe’ et la facture ouverte sera prête 

      Comment ajouter une inscription à une facture d'école (si la facture a été crée par Patricia)

      Patricia a créé une facture ouverte pour sa clinique de perfectionnement pour PHÉNIX BASKETBALL NICOLAS-GATINEAU, les personnes qui souhaitent s’inscrire à cette clinique et facturer les frais à cette école/club, doivent donc choisir l’option ‘mon club/école paye” et rechercher le nom de leur club / école avant de commencer leur inscription;

      Ensuite le membre réalise l'inscription normalement, et une fois dans le panier, il verra: 

      Gestion des factures existantes

      • Les pages ‘Groupes de paiements’ / Factures ouvertes
      Les groupes de paiement sont accessible à deux endroits pour l'admin BQ qui crée la facture car ils en sont gestionnaire principale automatiquement lors de la creation.
      En tant qu’admin BQ, ils sont accessible depuis ton tableau de bord admin ici: https://playerweb.com/management/tools/#!/dashboard/payment 
      En tant que gestionnaire principal des équipes/groupes d’inscription que tu crées, depuis ton compte utilisateur générale ici: https://playerweb.com/my_pages/payment-groups 
      • Places disponibles dans l’inscription de groupe (défaut) VS Places disponibles dans le groupe de paiement
      Lors de la création d’une facture ouverte, le système crée deux objets dans le système: 
      L’équipe à toujours une quantité de place disponible max de nombre par défaut qui a été configurer lors de la création de l’événement (dans le cas des formations, nous avions mis 20 par défaut) - Cet objet à pour but de collecter la liste des inscriptions qui seront rattaché à l’école / au club
      Cet objet à pour but de collecter les commandes qui seront facturé à l’école / au club, et lors de la création de la facture ouverte, le système te demande de définir le nombre maximal d’inscription qui pourront être facturé à l’organisation (ce nombre bloquera les inscriptions ajouter à la facture, même si le nombre maximum de place disponible par défaut dans une équipe est supérieur). 
      Dans le cas de Boucherville, le nombre maximal d’inscription que l’on pourra ajouter à la facture est bien de 10:
       
       
      Si jamais tu as besoin de rajouter des inscriptions dans un groupe de paiement (facture) ultérieurement, c’est possible depuis la section “Nombre d’inscriptions autorisées”: 

      Validation de la facture

      Pour rappel, les groupes de paiement (facture) Basketball Québec doivent être payé hors ligne par les organisations (pour des raisons de frais de service).

      Depuis les détails d'un groupe de paiement, vous pouvez mettre à jour et télécharger la facture depuis la section FACTURE

      Les factures ressembleront au modèle ci-dessous, incluant également un logo Basketball QC:

      Le total dû sera a payé hors ligne par le club ou l'école directement à Basketball Québec, une fois le paiement reçu, BQ doit valider la facture en ajoutant les détails du paiement hors ligne: 

      Comment valider les paiements hors ligne reçus pour les groupes de paiement? (Validation des factures ouvertes)


      Une fois le paiement validé, vous aurez la possibilité de générer un reçu à envoyer à l’école ou au club si besoin. 

      Gestion du suivi des groupes de paiement (facture ouvertes) pour les adhésion athlètes 2021/2022

      La liste des factures ouvertes en cours pour la gestion des athlètes 2021/2022 est disponible en téléchargeant le rapport "Payment Group Report” depuis l’onglet Rapport de ton tableau de bord "Basketball Quebec - Athletes Affiliation 2021-2022” ici: https://playerweb.com/management/tools/#!/dashboard/18/morg/report

      Note: ce rapport contient également les factures ouvertes pour les programmes sport études.
       
      Ce rapport contient la liste des factures ouvertes, incluant les informations de facturation (nom du contact, adresse) ainsi que (et c’est le plus important pour le suivi), en colonne M à Q les montants dus et les montants payés plus le lien vers la facture si besoin: 
      Ceci peut être un fichier très utile pour relancer : 
      - Les clubs qui n’ont pas encore fourni leur liste de membre cad les clubs donc le montant dans les colonnes M et N est 0
      - Les clubs qui n’ont pas encore payé leur facture cad les clubs avec un montant du positif 

      Gestion des rapports financiers

      Suivi des dépôts de fonds

      Depuis votre Tableau de bord finances -> onglet dépôts de fonds (lien accessible uniquement par les contrôleurs financiers), vous pouvez sélectionner le dépôt WePay que vous souhaiter réconcilier et cliquer sur la petite flèche pour accéder aux détails des transactions et aux options de rapports excel: 

      Suivi des transactions validés hors ligne

      Attention, les transactions n'apparaissent dans le rapport qu'une fois manuellement validé hors ligne (via les groupes de paiement pour les clubs / écoles), ou via le menu paiements hors ligne pour les individus.

      Dans votre Tableau de bord finance -> onglet rapports, vous pouvez télécharger le rapport "offline transaction report". Si vous avez besoin de suivre seulement les transactions validées sur une période donnée, il faut AVANT DE TELECHARGER LE RAPPORT, filtrer la plage de date en haut de l'onglet, et cliquer sur 'mise à jour' du rapport souhaité: 

      Suivi général (en ligne et hors ligne)

      L'onglet "relevés" permet une vue générale de tous les revenus, peu importe le type de transaction, réparti par types de revenus :

      • Memberships: adhésions
      • Permits: affiliation des clubs
      • Registrations: inscriptions aux événements ect...

      Il peut être filter par: 

      • Dates: 

      • Dépôt de fond WePay

      • Lot de paiement hors ligne

      Une fois filtré, vous pouvez télécharger un rapport des données filtrées:

      Gestion des affiliations de club

      Le processus d'affiliation / d'adhésion des clubs

      Page d'accueil du processus d'affiliation (à partager avec les admins de club)

      https://playerweb.com/#!/memberships/basketball-quebec-affiliation-de-club

      Le contenu de la page d'accueil peut être modifier ici: https://playerweb.com/management/tools/#!/dashboard/21/morg/config/primary

      Lors de la validation de leur demande, les clubs paient: 

      • Les frais affiliation de club BQ:

      • Les frais d'importation (le cas échéant)

       

      Les frais d'affiliation au club (et frais de droit d'importation) sont déjà a payé en ligne lors du processus d'affiliation. Deux scénarios possibles:
      • Le club veut faire une importation: il y a des frais BQ et des frais playerweb dans le panier, le club DOIT payer en ligne
      • Le club souhaite utiliser le système: il y a que des frais BQ dans le panier, le club peut faire le choix de payer ses frais d'affiliation hors ligne et doit contacter BQ. BQ une fois le paiement reçu doit valider le PANIER hors ligne: OSP / Club - Comment gérer les paiements hors ligne?

       

      2- Pour les clubs qui ont choisi l'importation de leur membre:
      • Ils réalisent l'importation, les frais adhésions athlètes sont ajoutés à leur facture de club
      • Ils payent la facture de club hors ligne
      • BQ valide la facture (voir point 1 ou guide sur comment faire)

       

      Gérer les demandes

      Depuis le menu DEMANDES / SANCTIONS, tu trouveras la liste des demandes en cours. 

      Voici un guide sur comment gérer ses demandes.

      Les informations sont disponibles dans les détails de la demande. Eg: https://playerweb.com/management/tools/#!/dashboard/permits/26/application?access_level=7
       
      Si les informations conviennent, tu peux alors changer le statut à “Approved” (je vais demander la traduction des statut). Et si nécessaire, tu peux utiliser la section Communiquer avec le demandeur par e-mail dans l’onglet Gestion de la demande pour créer des modèles d’email à renvoyer rapidement aux clubs. Eg: Félicitations, votre demande d’affiliation a été approuvé par Basketball Québec!

       

      Télécharger la liste des demandes

      Depuis l'onglet rapport de votre tableau de bord processus d'affiliation (à trouver dans le menu organisations sportives), télécharger le rapport Event Permit / Club Sanctioning Application Report qui est le rappor sur les permis d'événement ou les demandes d'affiliation de club, en fonction de depuis quel tableau de bord vous le télécharger

       

                      Gestion des importations d’athlètes (pour les clubs ayant choisi vouloir fournir leur liste de membre via excel lors du processus d’affiliation de club)
      Lorsque le club soumet sa demande d'affiliation dans le panier, s’il a fait le choix de ne pas utiliser le système, mais d’importer ses membres alors voici les étapes qui suivent: 
      1- Il paie les frais de droit d’importation
      2- L’équipe Playerweb reçoit un email de notification demandant la création des droits d’importation (tableau de bord du club pour recueillir les inscriptions, et groupe de paiement (facture ouverte) pour reveuillir les commandes associées)
      3- Une fois les droits d’importation en place, l’équipe Playerweb envoie un email d’information au club (en mettant basket@basketball.qc.ca en copie) 
      4- C’est ensuite la responsabilité du club de fournir la liste de ses membres, il peut soit: 
      • Effectuer l’importation lui même, depuis leur tableau de bord playerweb, menu club
      • Envoyer le fichier excel compléter à Basketball Québec, et BQ peut faire l’importation pour eux (nous sommes là pour assister les premières fois si besoin)
      5- Une fois l’importation complétée: 
      • La personne ayant réaliser l’importation reçoit un email recapitulatif détaillant le nombre d’importation réaliser, et le potentiel nombre d’importation en erreur (ne pas hésitez à nous communiquer les erreurs pour suivi)
      • Les athlètes reçoivent un email de confirmation avec leur carte de membre
      • Les frais sont ajoutés au factures ouvertes que tu peux retrouver dans le menu groupe de paiement: https://playerweb.com/management/tools/#!/dashboard/payment
      Gestion de la facturation des clubs qui ont fini leur importation
      6- Basketball Québec génére la facture depuis le groupe de paiement, l'envoie au club et demande le paiement de la facture hors ligne (chèque, etransfer...)
      7- Le club paie BQ, et une fois le paiement reçu, BQ valide la facture/groupe de paiement manuellement avec les infos de paiement hors ligne - Voir Validation de la facture
                  Gestion des adhésions qui ont été importées à tord : Retirer des adhésions d'une facture ouverte, puis annuler les adhésion
       
      Si un club vous contact avec le besoin suivant: ils ont importer un membre, mais ce membre doit être annulé pour X ou Y raison. Voici la procédure à suivre (j’ajoute également ces infos dans le guide utilisateur de Basketball Québec) : 
       
      Le club doit :
      1- Depuis le menu ‘groupe de paiement’ ici : https://playerweb.com/my_pages/payment-groups, ouvrir le groupe de paiement (facture ouverte) pour la saison en cours
      2- Descendre jusqu’à la section “Adhésions”
       
       
      3- Rechercher le nom du membre à retirer de la facture, et cliquer sur ‘retirer du groupe de paiement’ (cela annule la commande MAIS n’annule PAS l’adhésion)
      4- Le club envoie la liste des membres qui ont été retirer du groupe de paiement à BQ 
       
      Basketball Québec doit :
       
      5- Rechercher l’adhésion du membre dans le menu adhésions: https://playerweb.com/management/tools/#!/dashboard/membership
      6- Ouvrir les détails de l’adhésion, et changer le status de l’adhésion à ANNULEE