Veuillez trouver ci-dessous toutes les informations dont vous avez besoin pour donner suite à toute demande de sanction de vos clubs / événements
Table des matière :
Trouver les liens de renouvellement
1ère étape: communiquez avec vos membres
2ème étape: gérez votre file d'attente de permis / demandes
- Comment accéder à ma file d'attente
- Gérer ma liste d'applications existantes
3e étape: examiner une demande
- Examen par le PTSO
- Onglet Permis / Application: les réponses aux questions
Trouver les liens de renouvellement
Les liens de renouvellement à envoyer aux administrateurs de votre club se trouvent dans la section « rapports de permis » de l'organisation d'affiliation de votre club.
1- Recherchez « club » dans votre menu « organisations sportives »
2- Ouvrez votre organisation de sanction de club, et allez dans l'onglet rapport.
Faites défiler jusqu'à la section « rapports de permis » et vous pourrez télécharger le rapport de demande (un rapport par type de permis : à but lucratif/à but non lucratif)
3- Gardez à l'esprit que le rapport montre l'application du club de tous les temps (puisqu'il s'agit d'un processus unique que nous réutilisons année après année) - pour n'obtenir que vos listes de saison en cours, vous devez télécharger votre rapport TOUT LE TEMPS et filtrer sur le nouvellement ajouté " la date de validité de l'inscription et la date de validité de l'inscription (colonnes F et G) qui représentent la date de validité de l'« adhésion au club » (ces dates étant également les dates d'affichage de l'inscription dans votre annuaire). Donc, si vous filtrez la date de début de validité pour être « 2020-07-01 », vous n'aurez alors que vos clubs de la saison 2020-2021.
Ensuite, dans la toute dernière colonne de ce rapport, vous trouverez une colonne intitulée Liens de renouvellement (Renewal links) : ce sont les liens uniques (par club) à partager avec les administrateurs de votre club.
1ère étape: communiquez avec vos membres
Si votre organisation est chargée d'approuver la sanction des événements / clubs, vous devez tenir les personnes concernées informées du processus.
1- Envoyez un courriel aux membres avec les informations dont ils ont besoin
- Lien vers le processus de sanction: si vous ne vous souvenez pas de votre lien, veuillez contacter info@snowreg.com pour plus d'informations
- Instructions sur la façon de démarrer un processus de candidature, ci-dessous un guide qui peut les aider à démarrer:
2- Ayez le lien disponible sur la page d'acceuil de votre association
Vous pouvez ajouter un bouton qui dirigera toute personne recherchant une sanction de club ou d'événement vers le processus approprié, comme ci-dessous:
Ci-dessous un article sur comment mettre à jour votre page d'accueil :
Si vous ne savez pas comment créer / ajouter un bouton en langage HTML, veuillez contacter info@snowreg.com.
2ème étape: gérez votre file d'attente de permis / demandes
1- Comment accéder à ma file d'attente
Une fois connecté sur votre compte, allez dans outils -> tableau de bord puis "Demandes / sancation".
2- Gérer ma liste d'applications existantes
Dans votre menu demandes / sanction, vous aurez accès à toutes les applications en cours pour votre OSP
Pour accéder à des demandes spécifiques, vous pouvez utiliser notre fonction de filtrer 
Statut du permis / de la demande :
Vous verrez 3 statuts principaux:
- Incomplet : cela signifie que quelqu'un a commencé une demande mais ne l'a pas encore terminée, ou n'a pas effectué le paiement / C'est à vous de décider si vous souhaitez faire un suivi des candidatures qui sont incomplètes depuis un certain temps
- En attente d'approbation : la demande a été payée et est en attente de validation / C'est maintenant au PSO de l'examiner
- Approuvé : une fois que vous avez examiné la demande, écrivez dans la zone de commentaires de l'administrateur si la sanction est approuvée. Une fois ajouté, l'organisation nationale (Canada) terminera le processus d'approbation en mettant à jour le statut du permis sur approuvé.
Pour effectuer un changement de statut, vous devez confirmer en cliquant sur « Sauvegarder » :
3e étape: examiner une demande
Le processus d'examen Snowreg est un processus en 2 étapes:
1- Examen du PTSO: Le PTSO NE DEVRAIT PAS changer le statut général de la demande, une fois l'examen, l'administrateur du PTSO doit compléter la section des commentaires avec les informations "Approuvé par PTSO" - PTSO NE DEVRAIT PAS informer le club par e-mail.
2- Revue de l'ONS (Canada) : Une fois la révision effectuée par le PTSO, l'administrateur de l'OSN examinera de son côté et changera le statut général en «Approuvé» ET enverra l'e-mail de notification pour confirmer l'approbation de la demande.
En cliquant sur la petite flèche à droite, vous accédez à un aperçu de la demande:
Examen PTSO
Pour examiner l'intégralité de la demande, cliquez sur « Détails de la demande » :
Dans ce tableau de board, vous avez accès au statut du permis, vous avez également la possibilité d'ajouter des informations sur ce pourquoi le permit est en attente avec des notes explicatives.
1- Onglet Gestion du permis : ce qu'il faut examiner
Depuis cet onglet, vous pouvez :
- Renvoyer un e-mail de confirmation :
- Vérifier les informations générales
- Vérifier les informations de la demande
- Vérifier les informations du demandeur
- Vérifier que les formulaires de décharge ont été signés (le cas échéant)
- Ajouter des documents supports (le cas échéant)
2- Onglet Détails de la demande : les réponses aux questions
À partir de cet onglet, vous pourrez vérifier toutes les informations fournies par le candidat lors du processus de demande. Vous pouvez soit générer un PDF si nécessaire, soit modifier n'importe quelle réponse.
Une fois que le PTSO a terminé l'examen de la demande, veuillez ajouter le commentaire «Approuvé par le PTSO» dans la section des commentaires ci-dessous (dans l'onglet Gestion du permis) et contactez votre ONS pour les tenir au courant.
Revue ONS
Une fois que l'administrateur du PTSO a ajouté le commentaire approuvé, vous pouvez examiner la demande de votre côté NSO. Une fois que tout est bon pour vous, vous devez:
1- Mettre à jour le statut général
2- Envoyer l'e-mail de suivi "demande approuvée"
Vous pouvez envoyer un e-mail de notification au candidat directement à partir du processus de candidature - si vous avez un e-mail de suivi type que vous envoyez à chaque fois, vous pouvez les enregistrer comme modèle.
Une fois que vous avez sélectionné un modèle, sélectionnez simplement "ecrire un e-mail" pour terminer la rédaction de l'e-mail, cela déclenchera une fenêtre pop-up d'e-mail:
