HORSEREG
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      Cheval Québec - Gestion de mon club ou de mon association

      Veuillez trouver ci-dessous la liste des ressources nécessaires pour l'utilisation du système : brochure, vidéo de présentation, lien vers les guides techniques, FAQ.

      Note: Si vous ne trouvez par l'information que vous rechercher, merci de communiquer avec notre équipe support client par email à info@horsereg.com

      Présentation Générale

      Technologie de gestion des organisations équestres

      HorseReg assure une gestion simplifiée et efficace des adhésions et inscriptions aux activités et événements de votre association ou club équestre.

      Vous bénéficierez de réduction des risques et de temps d'administration tout en améliorant de façon importante l’expérience digitale pour vos membres. HorseReg, une division d’Interpodia, est le leader de la technologie sportive canadienne.

      Plus d'informations à retrouver dans la Brochure pour les associations et clubs

      Vidéo de présentation aux associations sportives 2022

      Vidéo de présentation aux clubs 2022

      Vidéo de présentation du processus d'affiliation de club/association 2023

      Processus d’inscription d’un membre : les options principales

      Ci-dessous sont les chemins d'inscription les plus courant, si vos besoins différent, veuillez contacter info@horsereg.com pour discuter des options techniques disponibles. 

      1- Adhésion club individuelle
      • Le membre peut commencer l’inscription de club, peu importe qu’il possède déjà une adhésion CQ ou pas
      • Si il n’a pas d’adhésion, l'inscription à l’adhésion CQ sera injecté dans l’inscription de club
      • Je peux inscrire plusieurs individuels à la suite les un des autres avant d’accéder au panier
      2- Adhésion club famille
      • Deux scénarios : 
          • Tous les membres de la famille sont déjà membre CQ: je peux commencer mon adhésion club
          • Les members de la famille ne sont pas membre CQ: je dois compléter l’achat de mon adhésion famille CQ et ensuite commencer mon adhésion famille club (les infos sont détaillées sur la page d’accueil du club pour un compréhension par les membres)
      3- Passe d’un jour
      • Boutique ’standalone’ (pas de vérification automatique de l’adhésion du membre, mais message d’information dans la description du l’article) si un membre peut acheter plusieur fois ce passe lors de la saison
      • OU ALORS, categorie d'inscription individuelle si: 
        • Le membre peut acheter le pass qu'une seule fois
        • Le membre bénéficie d'une "upgrade" vers un passe saison par la suite (ne paie que la différence de prix)

      Option A: Vidéo de présentation Utilisation de Horsereg pour inscriptions individuelles en ligne:

       

      Tableau de bord admin de club ou association

      Information générale :

      1- Page d'accueil
      • Chaque club aura deux types d’organisation financière:
        • Frais pour les adhésions annuel (rabais cheval québec)
        • Frais pour les inscriptions aux activités additionnelles, événements, compétitions, ect… (cf brochure) -> pour cela, il faudra créer des processus d'inscription distint 
      • La création du compte WePay est obligatoire pour avoir l’autorisation de collecter des frais pour le compte du club, la création commence depuis votre tableau de bord "finances & comptabilité"

      Notre guide WePay (attention, l'interface WePay est en anglais seulement, nous pouvons vous assister si besoin) : GUIDE WEPAY

      • Le tableau de bord annuel du club sera lié à l’adhésion du club avec CQ dans la section ‘permis & demande de sanction’
      2- Configuration
      • Options de configuration de taxes et de frais de service :
        • L'utilisateur-acheteur paie : les taxes et/ou frais sont ajoutés dans le panier pour être payé par l'utilisateur
        • L'organisation prend en charge : les prix affichés à l'acheteur inclus les taxes / frais, le détails de taxes / frais est visible par l'organisation dans les rapports financiers

      Note: le choix qui comment sont présenter les taxes/frais peut être different sur chaque processus, les admins peuvent faire ce choix lors de la création d'un nouveau processus d'inscription, mais tout changement ultérieur doit être demandé à info@horsereg.com

      • Configuration de la page d’accueil du club + email de confirmation :
        • Depuis l'onglet configuration -> contenu: Comment mettre à jour la description de votre page d'inscription
        • Email de confirmation: veuillez prêtez une attention particulière au champ "adresse email de réponse", qui sera l'adresse utiliser pour envoyer les emails de confirmation auquel le membre pourra répondre (veuillez y indiquer l'email générique du club, ou l'email contact membre du club)
      • Configuration des catégories d'inscription : 
        • Deux options possibles : tarif individuel et tarif famille (via rabais)
        • Il existe des options de limitations par : age, sexe, capacité max
        • Il exite des options de rabais :
          • Simple (disponible depuis le tableau de bord) : par date / par nombre d'inscription
          • Complexe : sur demande à info@horsere.com
      • Configuration des règles d'inscription, plus d'information ici 
        • C’est ce qui permet de faire le lien avec les adhésion CQ : pour m'inscrire à option A je dois être soit un membre club, soit un membre régulier / pour m'inscrire à option B je dois être un membre régulier
      • Configuration des sondages : liste des informations à collecter auprès des membres
      • Optionnel : lié son processus d'inscription à MailChim, plus d'information ici
      • Optionnel : Configurer des documents à signer, plus d'information ici
      • Optionnel : Configurer une boutique en ligne, plus d'information ici
      • Optionnel : Configurer des notifications administrateur, plus d'information ici
      3- Rapports

      4- Affiliation / Club

      • Cet onglet permet de voir la liste des adhésions CQ de leur membre affilié incluant le statut - plus d'information ici 

      Ressources Techniques

      Dans notre guide " Comment modifier les paramètres d'inscription", vous trouverez la liste des ressources nécessaires pour gérer votre tableau de bord. Les principaux éléments de configuration à mettre en place sont :
      • Le contenu de votre page d'accueil où vous pouvez ajouter toutes les informations nécessaires pour vos membres.
      • Le courriel de confirmation est le courriel que le membre reçoit lors de la validation de son inscription dans le panier. Il est important de mettre à jour l'objet, le contenu et adresse email de l'expéditeur. Cela peut être fait depuis l'onglet "contenu".
      • La « date de calcul de l'âge »
      Remarque : Cette date est la date que le système utilise comme suit : il calculera l'âge du membre à cette date spécifique et affichera les options d'inscription en fonction de l'âge du membre à cette date. Il peut être mis à jour depuis votre configuration -> onglet synthèse
      • Les catégories d'inscription sont les différentes options / programmes que vos membres pourront choisir lors de leur inscription. Elles sont à configurer depuis l'onglet "catégories"
      • Les règles d'inscription sont les pré-requis d'inscription pour vos membres de club. Cet élément de configuration doit être fait par un admin HorseReg.
      Merci de nous confirmer quelle règle s'applique à vos membres :
      - Les membres n'ont pas besoin d'adhésion spécifique
      - Les membres doivent avoir soit une adhésion régulière soit une adhésion membre club avec Cheval Québec
      - Les membres doivent avoir une adhésion régulière obligatoirement avec Cheval Québec
      • La boutique en ligne (optionnelle) : Vous pouvez en configurer une ou plusieurs, afin de gérer les ventes de marchandises ou tout autre produit indépendant des inscriptions aux adhésions et programmes de membres. Elles peuvent être crées depuis l'onglet "Boutiques" 
      • Les formulaires d'inscription (également appelés "sondages") vous permettent de collecter des informations supplémentaires sur vos membres.
      • Les documents (règlements, politiques, etc.) que vos membres devront signer en ligne.


      Foire aux Questions

      Q1 : Que sont les types d’adhésions que notre association ou club pourra avoir?

      Les possibilités de choix de types de produits d’adhésions est presque illimité :

      • Individuel : Junior, Adulte, entre tel et tel âge, Supporteur, Passe journalière, etc.
      • Familiale : Via des rabais d'inscription multiple
      • Type : Participant, Parent, Commanditaire, etc.

      Gestion des restrictions par : age, sexe, capacité maximale, type d'adhésion obligatoire, inscription à un autre programme du club. 

      Q2 : Nous offrons aux propriétaires terrains avec lesquels nous avons une entente de droit de passage, une adhésion sans frais à notre club. Est-ce que HorseReg nous permettra d’offrir ce produit?

      Oui. Dans ce cas, nous suggérons qu’on produit d’adhésion pour les propriétaires terriens à 0$ soit créé et que ce produit soit visible que par vos administrateurs du système. 

      • Nous avons l'option d'offrir certain produit/option d'inscription qu'à des personnes préséletionner par un certain critére (ex: seul les personnes identifiées comme 'propriétaires' sont éligibles à l'adhésion gratuire "propriétaire terrien") - il vous suffira de demande à horsereg la création d'un attribut critère, et de restreinte l'accès à cette catégorie d'inscription qu'au personne ayant cet attribute actif sur leur profil de membre
      • Aucun frais de service ne s'applique sur les produits à 0$

      Q3 : Peut-on modifier les tarifs de nos produits d’adhésions en cours d’année?

      Oui, vous avez le plein contrôle sur toute variation des tarifs au cours de l’année :

      • Vous pourrez accorder des escomptes ou réductions de tarifs pour les personnes qui adhérent , par exemple, avant le 1 avril, ou après le 1 octobre. Cela peut être automatisé par plage de dates
      • Vous avez la possibilité de modifier le tarif d’un produit d’adhésion à tout moment.
      • Un code promotionnel peut être programmé pour offrir un tarif spécial sur une adhésion (ou produit).

      Notes :

      • La modification des tarifs n'impacte pas les commandes déjà payées
      • Horsereg ne peut pas être tenu responsable d'une erreur de modification des tarifs effectuée depuis votre tableau de bord administrateur 

      Q4 : Si une personne a pris plus d’une adhésion de type Passe journalière dans la même année calendrier, est-ce que nous pourrons convertir cette adhésion en une adhésion annuelle à moindre coût? Ou accorder un rabais sur une adhésion pour le reste de l’année?

      • Si c'est un scénario exceptionnelle pour votre organisation: nous vous conseillerons d'utiliser notre fonctions 'code promo' afin de créer un code à usage unique de la valeur dont le membre devrait bénéficier
      • Si c'est un scénario récurrent pour votre orgasation: nous pourrons travailler avec vous pour la mise en place de rabais automatique sous condition que le membre ai déjà une passe journalière sur son profil

      Q5 : Que sont les modes de paiements acceptés?

      Paiement en ligne via horsereg :

      Horsereg travaille avec WePay (Chase Bank) comme processeur de paiement pour la gestion de ses paiments par carte de crédit (Amex, Mastercard, Visa) et de débit (Mastercard, Visa)
      • Attention: l'acceptation des cartes de débit est un choix à valider lors de la création de votre compte WePay, veuillez également noter que même si vous faites le choix d'accepter les cartes de débit, la validation finale du paiement reste soujacent à l'acceptation de la transaction par la banque qui a emis la carte de débit. Horsereg/WePay ne peut rien faire pour valider un paiement si la banque du payeur refuse la transaction de leur côté, ce sera au payeur de contacter sa banque. 


      Paiement "hors ligne" c-a-d non gérer par horsereg :

      • Horsereg permet la validation manuelle par un adminitrateur des paiements dits "hors ligne" : Virement Interac, Chèque, Espèce, Mandat de poste
      • C'est une fonctionnalité optionnelle du système, qui doit être manuellement activée par l'équipe horsereg sur votre compte financier d'organisation après qu'horsereg se soit assuré que toutes les modalités de fonctionnement sont clairs pour votre organization:
        • Seul les paniers contenant UNIQUEMENT des articles liés à votre organisation pourront être valider hors-ligne. C'est à dire qu'un panier multi-orgnisations (eg: adhésion Cheval Québec + adhésion au club) DEVRA être valider par carte en ligne. Si le membre souhaite payer ces inscriptions hors ligne, il devra d'avoir faire valider ses adhésion CQ par l'équipe CQ et ensuite les inscriptions au club par le club 
        • Plus d'information sur la gestion de paiement hors ligne à retrouver dans notre guide

      Q6 : Est-ce que le logo de notre association ou club peut être affiché sur la page d’adhésions en ligne?

      La liste des associations / clubs affiliés avec Cheval Quévec sera disponible dans les répertoires de Cheval Québec: 

      Si votre club/association utilise Horereg pour la gestion de ses membres, alors en cliquant sur le nom de votre club depuis le répertoire, les personnes accéderont directement à votre page d'inscription. 

      Par ailleurs, les membres auront également l'option de choisir votre organisation comme option d'affiliation additionelle lors de leur inscription principale à Cheval Québec. 

      Q7 : Comment et à quelle fréquence notre association recevra les revenus provenant des transactions d’adhésions?

      Les fonds collectés lors du paiement par carte en ligne sont collectés par WePay et dépooser sur votre compte bancaire directement par WePay de manière journalière, hebdomadaire ou mensuelle dépendament du choix de votre organisation lors de la création du compte WePay. 

      D'expérience, nous conseillons des dépots hebdomadaires ou mensuels qui facilite les réconciliations comptables.

      Q8 : À quelle fréquence recevrons-nous les rapports d’adhésions?

      Un tableau de bord sera créé pour chaque association et club, vous permettant de connaître les informations concernant vos membres et les revenus enregistrés à jour. Ces informations sont en temps réel et disponible 24 heures par jour, 7 jours sur 7. 

      Horsereg ne fait pas d'envoie automatique des rapports, mais vous pouvez les mettre à jour et les télécharger à tout moment depuis votre tableau de bord. 

      Si vous souhaitez être notifier à chaque inscription, nous avons également une option de notification par email qui peut être déclencher à chaque validation d'inscription, ou à chaque achat d'un produit. Cette option de configuration est disponible depuis votre tableau de bord, et vous pourrez la mettre en place par vous même. 

      Q9 : Est-ce que nos bénévoles pourront vérifier si une personne a soit une passe journalière ou adhésion à l’aide de leur téléphone ou tablette (i.e. soit lors d’une activité ou dans les sentiers)?

      1- Pour les inscriptions au club / association: 

      Vous pouvez activer la page de recherche des membres/participants, qui est facilement utilisable depuis un téléphone ou une tablette. 

      Notre guide: Événement/Club - Comment mettre en place une page de recherche de participants accessible au public ?

      Depuis un ordinateur:

      Depuis une tablette/téléphone:

      2- Pour les adhésions à Cheval Québec: 

      Depuis le tableau de bord administrateur, vous aurez accès aux informations d'adhésion Cheval Québec (sans pouvoir les modifier) depuis l'onglet "affiliation / club" du votre tableau de bord: 

      Pour un accès depuis n'importe quel type de support (tablette, téléphone), nous pourrons travailler avec Cheval Quévec pour des pages de recherche de membre plus accessible, s'ils le souhaitent. 

      Q10 :  Pourrions-nous intégrer un sondage au processus de demande d’adhésion?

      Par exemple : Veuillez fournir les coordonnées de l’écurie où votre cheval est gardé en pension :

        • Nom de l’écurie :
        • Ville :

      Oui, vous pourrez créer un sondage vous permettant de récolter différentes informations de vos membres. Tout simplement depuis votre tableau de bord, dans configuration -> sondage: 

      Notre guide: Club/Événement - Comment mettre à jour le formulaire d'inscription ?

      Q11 :  Notre club doit obtenir une décharge particulière signée de la part de chaque membre d’âge majeure. Est-ce que HorseReg nous offre cette possibilité?

      Oui. Vous pouvez intégrer des formulaires pour lesquels une signature est requise dans le processus d’adhésion. 

      Nous pouvons également mettre en place des signatures de document avec des contenus différenciés adulte/mineur, et nous collectons les informations concernant le parent/représentant légal lors de la signature pour les mineurs.